Зразок листа до податкової: як правильно написати та на що звернути увагу

Податкова звітність – невід'ємна частина життя будь-якої компанії. Але що робити, якщо виникли питання чи неясності під час заповнення документів? У цій статті ми докладно розберемо, як правильно скласти листа до податкової інспекції для роз'яснення чи уточнення інформації.

I. Загальні вимоги до оформлення листа до податкової

Будь-яке офіційне звернення до державного органу має відповідати певним правилам. Давайте розберемося, які нормативні акти регулюють порядок надсилання листів до податкових органів та яку структуру вони повинні мати.

1. Нормативні акти, що регламентують порядок звернення

Основними документами, якими слід керуватися при складанні листа до ІФНС, є:

• ФЗ "Про порядок розгляду звернень громадян" від 02.05.2006 р. N 59-ФЗ;
• Адміністративний регламент ФНП Росії з інформування платників податків про чинні податки та збори, затверджений наказом ММВ-7-19/343@ від 08.07.2019;
• Наказ ФНП Росії від 19.10.2018 N ММВ-7-6/602@ "Про затвердження формату супровідного листа до довіреності на подання інтересів платника податків" (у разі подання документів за дорученням).

Крім того, лист має відповідати зразковій структурі офіційного звернення до держорганів, а саме: шапка документа; назва виду документа; основний текст листа; підпис та дата.

2. Види листів до податкових органів

Існує кілька найпоширеніших видів звернень до ІФНС:

1. Запит про надання роз'яснень чинного податкового законодавства;
2. Супровідний лист до уточненої податкової декларації;
3. Лист із відповіддю на вимогу ІФНС про надання документів;
4. Інші письмові звернення (наприклад, повідомлення, клопотання).

Розглянемо докладніше вимоги щодо оформлення кожного з видів.

3. Обов'язкові реквізити листа до ІФНС

Незалежно від виду, будь-яке офіційне звернення до податкового органу обов'язково має містити:

• повне або скорочене найменування організації або ПІБ індивідуального підприємця;
• ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) та дані про державну реєстрацію (ОДРН/ОДРНДП);
• юридичну та поштову адресу;
• номер та дату складання листа;
• посилання на вихідні дані та дату документа, на який дається відповідь (за наявності);
• найменування та адресу одержувача – податкового органу;
• підпис керівника організації чи індивідуального підприємця.

"зразок листа до податкової" має містити перелічені вище атрибути. В іншому випадку вам можуть відмовити у розгляді або залишити звернення без відповіді.

ІІ. Особливості складання різних видів звернень

Кожен із видів листів до податкових органів має власну специфіку. Розглянемо докладніше вимоги та зразковий зразок для кожного випадку.

1. Запит роз'яснень податкового законодавства

Податкове законодавство регулярно змінюється і не завжди однозначно трактується платниками податків. У такому разі можна звернутися за офіційним тлумаченням до ІФНС.

• порядок обчислення та сплати тих чи інших податків;
• застосування податкових пільг;
• податковий та бухгалтерський облік окремих операцій;
• та інші питання у сфері законодавства про податки та збори.

Відповідно до п. 13 Адміністративного регламенту термін розгляду такого запиту становить 30 календарних днів.Відповідь може бути як у усній, і у письмовій формах.

Зразковий "зразок листа до податкової" запиту роз'яснень:

Листи до податкових органів – важлива частина взаємодії бізнесу та держави. Коректне оформлення таких звернень допомагає вирішувати проблеми, не порушуючи закону. Давайте розберемося, які листи у ФНП, як їх правильно оформляти, наведемо приклади і шаблони, дізнаємося терміни відповідей. Це допоможе налагодити конструктивний діалог бізнесу та держорганів.

Види листів до податкових органів

Існує кілька основних видів листів, які платники податків надсилають до ФНП:

• Пояснення щодо вимоги податкової перевірки
• Уточнені податкові декларації
• Заяви на повернення чи залік переплати з податків
• Запити документів із податкової
• Скарги на дії інспекторів
• Інші запити та заяви

Розглянемо докладніше деякі найпоширеніші види звернень.

Пояснення для податкової перевірки

Один із частих приводів написати листа до податкової – отримання вимоги дати пояснення за результатами камеральної чи виїзної податкової перевірки.У таких випадках важливо виразно викласти свою позицію, додавши необхідні документи як доказову базу. Наприклад, при виявленні розбіжностей між даними звітності та реальним станом справ, можна обґрунтувати це об'єктивними причинами, на кшталт збоїв програмного забезпечення, помилок співробітників тощо. Головне – надати належні докази.

Уточненка та інші податкові декларації

Якщо виявлено помилки у раніше поданій звітності, їх можна виправити за допомогою уточнених податкових декларацій. Подаються вони так само, як і первинні декларації, із позначкою "Уточненя".

Також частою причиною написання у ФНП є необхідність заповнити різні форми податкової звітності – декларації з ПДВ, податку на прибуток, майнові податки, страхові внески та інші.

Лист до ІФНС з проханнями та запитами

Податкову інспекцію можна використовувати для вирішення різних питань, наприклад:

• Запит виписки з особового рахунку платника податків
• Заява на акт спільної звірки розрахунків із бюджетом
• Уточнення інформації про заборгованість із податків
• Отримання довідок про виконання обов'язків для держзакупівель, кредитів та ін.

Для цього достатньо написати відповідну заяву та направити її до податкової. Зазвичай такі запити виконуються у законний 30-денний термін.

Вимоги до оформлення листів до ФНП

Щоб листа до податкового органу було прийнято до розгляду та виконання, важливо правильно його оформити. Зазвичай потрібні такі реквізити:

• Дані відправника – найменування організації або ПІБ індивідуального підприємця, ІПН, КПП, юридична та фактична адреса
• Адресат – найменування податкового органу, індекс, адреса
• Дата та вихідний номер
• Заголовок, що відповідає суті звернення
• Текст самого поводження з викладом суті питання
• Підпис керівника або ІП та друк організації
• Додатки, якщо потрібні (договори, акти, довідки тощо)

Приклад правильного оформлення

Розглянемо зразок листа до податкової із заявою про видачу довідки про відсутність заборгованості:

Заява про видачу довідки

Відстеження статусу звернень до ФНП

Щоб знати, на якій стадії знаходиться розгляд надісланого до податкової листа, можна скористатися такими способами:

• Зателефонувати до гарячої лінії ФНП
• Звернутися до громадської приймальні або куратора організації/ІП
• Перевірити статус в особистому кабінеті платника податків

Так можна дізнатися, чи передано документ на виконання всередині ФНП, чи призначений відповідальний фахівець, які терміни відповіді.

Способи подання листів в електронному вигляді

З розвитком онлайн-сервісів ФНП з'явилася можливість надсилати різні листи та заяви до податкових органів не виходячи з дому, а саме:

1. Через особистий кабінет платника податків
2. За допомогою електронного документообігу
3. За допомогою мобільного додатку "Податки ФО"
4. В онлайн-чаті на сайті ФНП

Це економить час на відвідування податкової інспекції та дозволяє оперативно вирішувати багато питань віддалено.

Автоматизація процесу підготовки звітності

Щоб мінімізувати рутинну роботу зі складання листів до податкових органів, бухгалтера часто використовують спеціалізовані програми для автоматизації звітності, на зразок 1С, НВІС, Контур тощо.

Такі рішення дозволяють швидко формувати типові форми документів, перевіряти їхню коректність, відправляти прямо з інтерфейсу програм, не встаючи з робочого місця.

Інтеграція 1С із сервісами ФНП

Одна з популярних бухгалтерських програм – 1С дозволяє налаштувати автоматичний обмін документами з ФНП безпосередньо з інтерфейсу системи.

Для цього у стандартних конфігураціях "Бухгалтерія" та "ЗУП" реалізовано механізм взаємодії з веб-сервісами ФНП – такими як онлайн-звітність, електронний документообіг, виписка операцій, отримання виписок та інші.

Відмінності онлайн-звітності та ЕДО

Хоча обидва сервіси ФНП дозволяють надсилати звітні форми в електронному вигляді, між ними є деякі відмінності:

• Онлайн-звітність приймає строго певний набір форм
• ЕДО є універсальним каналом і приймає будь-які файли
• Рівень захисту даних в ЕДО вище

Тому для різних випадків підходить той чи інший сервіс.

Крім вихідних листів, 1С також дозволяє автоматизувати роботу з документами, що входять з податкової.

За допомогою функціоналу "1С-ЕДО" можна налаштувати прийом з ФНП різних вимог, повідомлень, актів звірок та їх реєстрацію в базі для подальшої роботи та контролю виконання.

Нарешті, в 1С можна побудувати корисні звіти – реєстри вихідних та вхідних документів із податкових органів за будь-який період.

Це допомагає вести єдиний архів документообігу, контролювати статуси, терміни, не допускати прострочень у відповідях вимоги.

Інтеграція онлайн-кас з особистим кабінетом платника податків

Організації та ІП, які використовують онлайн-каси, також мають можливість налаштувати автоматичний документообіг з ФНП.

Дані про виручку, продажі та повернення передаються до особистого кабінету платника податків, формуючи звіти за формами ККТ-ОФД.

Це позбавляє ручного введення цифр під час складання декларацій з ЕНВД, УСН, патентної системи оподаткування.

Юридична значимість електронного документообігу

Згідно з Податковим кодексом, документи, надіслані до податкових органів по телекомунікаційним каналам зв'язку, визнаються рівнозначними документами на паперовому носії.

Тому листи, звітність та будь-які файли, надіслані у ФНП через Інтернет з 1С або інших програм, мають повну юридичну силу нарівні з паперовими.

Електронний підпис для захисту даних

Для більшої конфіденційності та захисту від несанкціонованого доступу документообіг з ФНП можна організувати з використанням електронного підпису.

Сертифікати для таких цілей видають спеціалізовані центри, що засвідчують, наприклад, СКБ Контур, КриптоПро, Такском та інші.

Поради щодо автоматизації звітності

Для комплексного розв'язання задач автоматизації документообігу з контролюючими органами рекомендується:

• Вибрати перевірене програмне забезпечення
• Налаштувати всі необхідні веб-сервіси ФНП
• Забезпечити юридичну значущість електронного документообігу
• Регулярно контролювати статуси обміну даними

Лист зі штампом ФНП сприймається підприємцями як звістка від злого хана, який збирає позачергову данину. Нічого приємного у листі з податкової утримуватися не може, це факт. Однак впадати в паніку не варто – адже податківці ще не стукають у двері фірми.

Про що пишуть?

У листі зазвичай міститься одна з чотирьох вимог:

• про сплату податків;
• про подання пояснень;
• про внесення уточнень до податкової декларації;
• про явку у відділення ФНП для надання свідчень.

Розберемо порядок дій у кожному з цих випадків.

Вимога про сплату податків

Листи з такою вимогою надсилаються тим платникам податків, які, на думку ІФНС, не в повному обсязі сплатили той чи інший податок. Вам слід відразу підняти декларацію з відповідного податку та платіжне доручення на його оплату. Перевірте за цими паперами основні дані:

• розмір податку, нарахованого за декларацією;
• суму, перераховану за платіжним дорученням;
• всі реквізити призначення платежу.

Якщо помилка дійсно є, доведеться або доплатити податок, або скласти та надіслати до ІФНС уточнену декларацію. Після цього варто особисто зв'язатися з інспектором, який підписав листа. Приходити самому не потрібно, просто зателефонуйте йому по телефону і коротко опишіть ситуацію і вжиті вами заходи. Це не обов'язковий, але бажаний крок – нехай краще інспектор буде в курсі справи.

Якщо ви не знайшли помилки, все одно зателефонуйте до податкової. Найчастіше з'ясовується, що помилок і справді не було, а непорозуміння з листом сталося з вини податкової.Вона може бути викликана, наприклад, плутаниною з термінами подання декларації та сплати податку.

Як виникає ця плутанина? Припустимо, підприємець подає декларацію та сплачує податок в той самий день, 30-го числа. Декларація відразу ж відображається в картці платника податків, а от платіжне доручення стає «видимим» лише після того, як службовці ФНП проведуть банківську виписку. Ця виписка надходить лише наступного дня. В результаті виникає «вікно», на яке податківці реагують своїм улюбленим способом – надсиланням письмового повідомлення.

Якщо на розрахунковому рахунку фірми достатньо коштів на сплату податку, тягнути з платежем досі не варто. Зробіть виплату заздалегідь, і можливість отримання неприємних послань зменшиться.

Вимога про подання пояснень

Лист із податкової з вимогою про подання пояснень надходить у двох випадках:

• податківці знайшли протиріччя та помилки у вашій податковій декларації;
• у ФНП виявили відповідність вашої фірми одному чи декільком «негативним» критеріям.

Повний список цих критеріїв можна знайти в «Концепції системи планування виїзних податкових перевірок» (див. статтю «У яких випадках варто чекати на податкову перевірку»).

Якщо лист є повідомленням без конкретно зазначених вимог, його можна легко прийняти до відома. Відповідати необов'язково. Однак якщо вимога сформульована ясно і однозначно, ви зобов'язані надати всі необхідні пояснення якнайшвидше. Закон відводить на це лише 5 днів. Якщо ви не покладетеся в цей термін, справа може дійти навіть до виїзної перевірки.

Порядок дій

Отже, якщо у листі вас повідомляють про помилки та неточності в податкових даних та розрахунках, потрібно діяти за таким алгоритмом:

• зробити копії документів, що належать до фінансової господарської діяльності (вашої або контрагента, якщо потрібно) за період, зазначений у податковій вимогі;
• скласти супровідний лист (із зазначенням кількості аркушів);
• пронумерувати (якщо аркушів кілька) та прошити всі копії документів;
• завірити прошиті папери підписом керівника та печаткою фірми;
• надіслати у ваше відділення ІФНС підготовлену таким чином відповідь на повідомлення.

Супровідний лист завжди складається у двох примірниках. Один залишиться у податковій, а інший вам повернуть, поставивши відмітку про отримання. У супровідному листі необхідно:

• коротко описати ситуацію;
• якщо потрібно, дати докладні пояснення щодо кожного із спірних чи незрозумілих пунктів;
• вказати ім'я та прізвище виконавця, а також контактний телефон.

Підготовлені та акуратно поміщені до папки документи (разом із супровідним листом) потрібно віднести до відділення ІФНС. Бажано передати їх особисто до рук того інспектора, чиї дані вказані в отриманому вами листі. Відправляти папери поштою не варто – не факт, що дійдуть учасно. Чи не полінуйтеся і принесіть їх особисто або відправте представника. І не забувайте, у вас лише 5 днів.

Невідповідність критеріям

Критеріїв «добропорядності» фірми 12 – від хронічно збиткової звітності до рівня податкових ризиків. Логічно буде зробити висновок, що хоча б одному з них ваша організація не відповідає, оскільки ідеальні компанії зустрічаються тільки на папері.Що ж робити, якщо у листі з податкової вас повідомляють про порушення абстрактніші, ніж невідповідність фінансових показників?

Конкретну інструкцію, на жаль, скласти неможливо – у різних фірмах та проблемні ситуації сильно різняться. Можна дати лише загальні рекомендації, які з великою ймовірністю виявляться корисними для будь-якого підприємця.

1. Проведіть фінансовий аналіз. Визначте, які суми ви в середньому сплачуєте зараз. Вирішіть, чи варто у вашому випадку виплачувати більше, щоб знизити податкові ризики (високий рівень податкових ризиків – це те, що найбільше не подобається службовцям ФНП).
2. Запевніть податківців, що ви вжили їх до відома і готові вжити необхідних заходів. Поясніть, чому склалася несприятлива ситуація (тут можна послатися як на об'єктивні зовнішні фактори, так і на конкретні особливості вашої фірми). Відповідь має бути максимально розгорнутою та докладною. Обов'язково додайте до свого листа документи, які підтвердять викладені в ньому докази.
3. Перевірте своїх контрагентів (хоча б основних) та зберіть за ними основні дані. Це можна зробити, отримавши витяг з ЄДРЮЛ на офіційному сайті федеральної податкової служби. Можливо, з деякими контрагентами доведеться перервати ділові зв'язки, ніж дискредитувати фірму.
4. Проаналізуйте схеми роботи з партнерами (особливо з тими, у яких, на вашу думку, більше шансів потрапити в поле зору ФНП).
5. Перевірте стан активів компанії. Можливо, знадобиться убезпечити їх тим чи іншим способом.

Усі ці процедури бажано провести протягом місяця.Якщо за цей термін нічого не зміниться, інспектори можуть винести рішення щодо проведення щодо вас виїзної податкової перевірки.

Вимога про внесення уточнень до декларації

У листах такого роду податківці вимагають «розшифрувати» один чи кілька окремих показників у декларації. Це рутинна бухгалтерська робота: перевірити, чи правильно обчислений показник, скласти пояснювальний лист, відправити його до ІФНС… Якщо помилку дійсно допущено з вашого боку, виправте її відповідно до вимог та подайте уточнену декларацію.

Вимога про явку для надання свідчень

Ця вимога пред'являється у випадках, коли податківці відшукують особливо серйозне порушення у діяльності фірми (відповідно до тих самих горезвісних критеріїв, про які згадувалося вище). У листі призначаються дата та час, коли керівнику необхідно з'явитися перед очима інспектора або спеціальної податкової комісії. Якщо ви не зможете прийти в призначений день, домовтеся з інспектором про зміну дати по телефону. Швидше за все, вам підуть назустріч (якщо ви просите перенести зустріч із поважної причини).

Важко передбачити, як відбудуться зустріч та переговори. Можливо, виклик в ІФНС – проста формальність, і протягом півгодини ви поговорите з інспектором "ні про що", після чого спокійно підете. Можливо, збереться ціла комісія, яка допитуватиме вас із пристрастю. Досить часто керівники податкової запрошують директорів «новонароджених» фірм, щоб познайомитися та скласти про керівників загальне уявлення. На таких зустрічах інспектор розпитуватиме вас про плани компанії, податковий режим, ймовірність заяви податкових відрахувань тощо.

У будь-якому випадку перед походом до податкової ретельно підготуйтеся:

• уточніть у бухгалтера (якщо він є) всі нюанси фінансової діяльності фірми;
• зберіть документи, що стосуються питання, з якого вас викликають;
• підготуйте переконливі аргументи та аргументи.

І пам'ятайте: послання від ФНП ще не віщує апокаліпсис. Головне для директора – не робити дурниць після отримання листа із податкової. Детально вивчіть вимоги податківців, за потреби зателефонуйте і уточніть деталі. Дійте відповідно до викладених у цій статті рекомендацій, і незабаром у вас вдасться ліквідувати податкові непорозуміння, що виникли.