Прийом, видача готівки та оформлення касових документів

Касові операції пов'язані з отриманням і витрачанням готівкових коштів безпосередньо з каси організації. Виконання всіх операцій з готівкою покладено на касира. їм цінностей. Усі касові операції мають оформлятися уніфікованими формами. первинної облікової документації. Прийом готівки касами підприємств проводиться за прибутковими касовими ордерами (Додаток №5, форма КО-1), підписаним головним бухгалтером або особою на це уповноваженим письмовим розпорядженням керівника підприємства. бухгалтера або особи, на це уповноваженої, та касира, засвідчена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарату.

Зразок прибуткового касового ордера:

Відповідно до пункту 1 статті 2 Федерального закону від 22.05.2003 № 54-ФЗ "Про застосування контрольно-касової техніки при здійсненні готівкових грошових розрахунків та (або) розрахунків з використанням платіжних карток" контрольно-касова техніка, включена до Державного реєстру, застосовується на території РФ в обов'язковому порядку всіма організаціями та індивідуальними підприємцями при здійсненні ними готівкових грошових розрахунків у випадках продажу товарів, виконання робіт або надання послуг. При цьому покупцям видається касовий чек

Отже, відповідно до чинного законодавства при розрахунках між організаціями у сумі отриманих готівкових коштів у обов'язковому порядку пробивається касовий чек і виписується прибутковий касовий ордер. Разом з тим слід мати на увазі, що квитанція до прибуткового касового ордеру, за яким здійснюється прийом грошових коштів, за наявності надрукованого на ній контрольно-касовою машиною повнорозмірного фіскального відбитка, згідно з Постановою Уряду Російської Федерації № 904 від 07.08.1998 до вкладного (підкладного) документа, прирівняного до чеку.

Видача готівки з кас підприємств провадиться за видатковими касовими ордерами (Додаток №6, форма КО-2) або належним чином оформленим іншим документам (платіжним відомостям (розрахунково-платіжним), заявам на видачу грошей, рахункам та ін.) з накладенням на цих документах штамп з реквізитами видаткового касового ордера. Документи видачу грошей мають бути підписані керівником, головним бухгалтером підприємства чи особами цього уповноваженими. У тих випадках, коли на документах, заявах, рахунках та ін., що додаються до видаткових касових ордерів, є дозвільний напис керівника підприємства, підпис його на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

У централізованих бухгалтеріях на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата та номер якого проставляються на кожній платіжній (розрахунково-платіжній) відомості.

При видачі грошей за видатковим касовим ордером або документом, що його замінює, окремій особі касир вимагає пред'явлення документа (паспорта або іншого документа), що засвідчує особу одержувача, записує найменування та номер документа, ким і коли він виданий і відбирає розписку одержувача. Якщо документ, що замінює видатковий касовий ордер, складений на видачу грошей декільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, що засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів. Проте в останньому випадку запис про дані документа, що засвідчує особу, на грошовому документі, що замінює касовий видатковий ордер, не провадиться.

На підприємстві видача грошей може проводитись за посвідченням, виданим цим підприємством, за наявності на ньому фотографії та особистого підпису власника.

Розписка в отриманні грошей може бути зроблена одержувачем лише власноруч чорнилом або кульковою ручкою із зазначенням отриманої суми: рублів – прописом, копійок – цифрами. При отриманні грошей за платіжною (розрахунково-платіжною) відомостями сума прописом не вказується.

Видача грошей особам, які не перебувають у списковому складі підприємства, провадиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів.

Видачу грошей касир провадить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або документі, що його замінює. Якщо видача грошей провадиться за довіреністю, оформленою в установленому порядку, у тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією зазначається прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей.Якщо видача грошей провадиться за відомостями, перед розпискою в отриманні грошей касир робить напис: "За довіреністю". Довіреність залишається у документах дня, як додаток до видаткового касового ордера чи відомості.

Оплата праці, виплата допомоги із соціального страхування та стипендій проводиться касиром по платіжним (розрахунково-платіжним) відомостям без складання видаткового касового ордера кожного одержувача.

Зразок видаткового касового ордера:

На титульному (заголовному) аркуші платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера підприємства чи осіб цього уповноважених.

Після закінчення термінів оплати праці, виплати допомоги із соціального страхування та стипендій касир повинен:

• · у платіжній (розрахунково-платіжній) відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено зазначені виплати, поставити штамп або зробити відмітку від руки: "Депоновано";
• · Скласти реєстр депонованих сум;
• · Наприкінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості зробити напис про фактично виплачені і підлягають депонуванню суми, звірити їх із загальним підсумком платіжної відомості та скріпити напис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Гроші відомості видавав (підпис)". Видача грошей касиром та роздавачем по одній відомості забороняється;
• · Записати в касову книгу, фактично виплачену суму та поставити на відомості штамп: "Витратний касовий ордер N".

Бухгалтерія здійснює перевірку відміток, зроблених касирами в платіжних (розрахунково-платіжних відомостях, та підрахунок виданих та депонованих за ними сум).Депоновані суми здаються у банк, і здані суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

Прибуткові касові ордери та квитанції до них, а також видаткові касові ордери та документи, що їх замінюють, повинні бути заповнені бухгалтерією чітко і ясно чорнилом, кульковою ручкою або виписані на машині (пишучій, обчислювальній). Підчищення, помарки чи виправлення у цих документах не допускаються.

У прибуткових і видаткових касових ордерах вказується підстава їхнього складання, і перераховуються документи, що додаються. Видача прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, на руки особам, які вносять або отримують гроші, забороняється. Прийом та видача грошей за касовими ордерами може проводитись лише в день їх складання.

При отриманні прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, касир зобов'язаний перевірити:

• 1) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому касовому ордері або документі, що його замінює, дозвільного напису (підпису) керівника підприємства або осіб на це уповноважених;
• 2) правильність оформлення документів;
• 3) наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання однієї з цих вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. Прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють, негайно після отримання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а додані до них документи погашаються штампом або написом "Оплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

Прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють до передачі до каси, реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (Додаток №7, форма КО-3). Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на оплату праці та інших, прирівняних до неї, платежів реєструються після їх видачі.

Реєстрація прибуткових та видаткових касових документів може здійснюватися із застосуванням засобів обчислювальної техніки. При цьому в машинограмі "Вкладний лист журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів", що складається за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

повні роботи та надані послуги;
– отримані від підзвітних осіб для погашення залишку готівки, отриманих під звіт;
– Отримані від працівників організації на погашення заподіяної матеріальної шкоди, погашення виданих позик і позичок, за реалізовані товари та послуги та ін.
Усі готівка, що надійшли до каси, підлягають оприбуткуванню. Оприбуткування готівки організацією означає документальне оформлення прийому готівки до каси за прибутковими касовими ордерами, іншими прибутковими документами, з використанням касового обладнання, автоматичних електронних апаратів, торгових автоматів у день здійснення операції та вчинення цього ж дня касиром відповідних записів у касовій книзі -грошових, змінних звітах (для уповноважених осіб), регістрах бухгалтерського обліку, книгах обліку наприкінці робочого дня (зміни) чи показань фінансових оборотів у книзі касира (п.56 Інструкції №107).
Документальне оформлення прийому готівки до каси за прибутковими касовими ордерами, іншими прибутковими документами з використанням касового обладнання, автоматичних електронних апаратів, торгових автоматів у день здійснення операції та невчинення касиром відповідних записів у касовій книзі, товарно-грошових, змінних звітах (для упов , Регістри бухгалтерського обліку, книгах обліку або показань грошових оборотів у книзі касира в день здійснення операції є несвоєчасним оприбуткуванням готівки юридичною особою, підрозділом, індивідуальним підприємцем (п. 57 Інструкції № 107).
Якщо в організацію надходять готівка за реалізацію товарів (робіт, послуг), то їх прийом має здійснюватися з використанням касового обладнання у порядку, визначеному постановою Ради Міністрів та Нацбанку Республіки Білорусь від 06.07.2011 № 924/16 «Про використання касового обладнання, платіжних терміналів, автоматичних електронних апаратів, торгових автоматів та про прийом готівкових коштів, банківських платіжних карток під час продажу товарів, виконання робіт, надання послуг, здійснення діяльності у сфері грального бізнесу, лотерейної діяльності, проведення електронних інтерактивних ігор та випуск в обіг касового обладнання».У цьому документі наведені випадки, коли виручку від можна приймати без касового устаткування.
В інших випадках, наприклад, при оприбуткуванні в касу грошей, отриманих з банку, організація оформляє прибутковий касовий ордер, форма та порядок оформлення якого встановлено в Інструкції щодо заповнення форм первинних облікових документів щодо оформлення касових операцій, затвердженої постановою Мінфіну Республіки Білорусь від 29.03.2010 № 38 (далі – Інструкція № 38).
Готівка видається з кас організацій на такі цели:
– на виплату коштів на оплату праці, аліментів, допомог із соціального страхування, інших видів допомог, стипендій та винагород фізичним особам;
– під звіт на господарські, операційні чи відрядження;
– за рішенням керівника організації на відшкодування витрат, понесених працівником організації та інші подібні цілі.
Видача готівки з кас організацій провадиться:
– за видатковим касовим ордером форми КО-2 (за формою згідно з додатком 3 до постанови Мінфіну Республіки Білорусь від 29.03.2010 № 38);
– платіжної відомості з додатком видаткового касового ордера на загальну суму готівки, виплаченої за платіжною відомістю (відомостями), без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача (п. 27 Інструкції № 107).

Бюджетні організації у разі наявності вони різних джерел надходження коштів видаткові касові документи становлять за кожним джерелом окремо.
На загальну суму готівки, виданої за кількома платіжними відомостями, допускається складання одного видаткового касового ордера, дата та номер якого проставляються на кожній платіжній відомості.
При видачі готівки за платіжною відомістю одержувачі пред'являють документи, що засвідчують їхню особу (довідку, що підтверджує особу), та розписуються за отримання грошей у відповідній графі платіжної відомості. Видача організаціями готівки своїм працівникам може здійснюватися за умови пред'явлення посвідчення, виданого організацією, за наявності фотографії та особистого підпису власника посвідчення, підпису посадової особи та відбитка печатки організації, що видали посвідчення.
Платіжна відомість виписується вручну чи оформляється з допомогою технічних засобів із зазначенням загальної суми готівки цифрами і прописом. У графі навпроти прізвища, свого імені, по батькові (якщо таке є) одержувача готівки цифрами проставляється сума належних до отримання готівки.
Видача готівки особам, які не перебувають у штаті організації, провадиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються на кожну особу окремо, або по окремій платіжній відомості зі складанням видаткового касового ордера на загальну суму готівки, виплачених за платіжною відомістю (відомо.
Видача готівки провадиться касиром лише особам, зазначеним у видатковому касовому ордері, платіжній відомості, інших документах, передбачених законодавством, або у довіреності, при пред'явленні документів, визначених у п. 28 Інструкції № 107.
Процедуру реєстрації прибуткових та видаткових ордерів у журналі передбачено п. 49 Інструкції № 107.При цьому в даний час необхідність реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів до передачі їх до каси в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів визначається організацією самостійно (тобто обов'язковою не є).
Таким чином, процедура виплати готівки за видатковими касовими ордерами включає наступні кроки:
1) видатковий касовий ордер виписується вручну чи оформляється з допомогою технічних засобів у 1 екземплярі працівником бухгалтерии;
2) заповнений видатковий касовий ордер підписують керівник та головний бухгалтер або уповноважена керівником особа;
3) до вступу до каси РКО реєструються у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів у білоруських рублях (якщо організація ухвалила рішення про ведення такого журналу). При видачі готівки за платіжною відомістю видатковий касовий ордер оформляється та реєструється після видачі готівки та закриття платіжної відомості;
4) зареєстрований видатковий касовий ордер передається касиру для виконання;
5) готівку окремій особі касир видає після пред'явлення документа, що засвідчує особу одержувача. При цьому касир перевіряє правильність заповнення бухгалтером відповідних реквізитів видаткового касового ордера: найменування, серію та номер документа, що засвідчує особу одержувача, ким і коли документ видано;

6) одержувач власноруч чорнилом або кульковою ручкою розписується в отриманні грошей. При цьому можливі варіанти:
– якщо видатковий касовий ордер виписано вручну, то одержувач крім підпису прописом зазначає отриману суму;
– якщо видатковий касовий ордер оформлений за допомогою технічних засобів, то всі реквізити ордера та сума одержуваної готівки роздруковуються, а одержувач проставляє лише свій підпис;
7) підписаний видатковий касовий ордер одержувач передає касиру;
8) касир підписує видатковий касовий ордер.
Платіжні відомості виписуються або оформляються за допомогою технічних засобів або від руки із зазначенням підсумкової суми цифрами та прописом:
– у графі навпроти прізвища, імені, по батькові одержувача цифрами проставляється сума належних для отримання грошей;
– на титульному (заголовному) аркуші платіжної відомості має бути дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника та головного бухгалтера організації або уповноважених ними осіб із зазначенням термінів видачі та суми прописом.
При видачі готівки за платіжною відомістю одержувачі повинні пред'явити документи, що засвідчують або підтверджують їх особу, та власноручно кульковою ручкою або чорнилом розписатися в отриманні грошей у відповідній графі платіжної відомості. При отриманні грошей за платіжною (розрахунково-платіжною) відомості в ній не зазначаються:
– Сума прописом;
– Дані документа, що засвідчує особу одержувача (довіреності).
При оформленні прибуткових та видаткових касових ордерів необхідно пам'ятати:
1) прибуткові касові ордери та квитанції до них, видаткові касові ордери заповнюються бухгалтерією чітко та ясно кульковою ручкою або чорнилом. Підчищення, помарки чи виправлення (нехай і обумовлені) у цих документах не допускаються;
2) в ордерах обов'язково вказується підстава для їх складання та перераховуються документи, що додаються до них;
3) готівка приймається і видається за касовими ордерами в день їх складання. Після отримання чи видачі грошей касир підписує ордери;
4) видача ордерів, платіжних відомостей на руки особам, які вносять або одержують готівку, заборонено;
5) видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у видатковому касовому ордері або іншому документі, що його замінює, на виправдання залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається нестачею та стягується з касира відповідно до законодавства;
6) готівка, не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вважаються надлишком каси.
Крім цього, при отриманні прибуткових та видаткових касових ордерів, а також платіжних відомостей касир зобов'язаний перевірити:
– наявність на прибутковому касовому ордері підпису головного бухгалтера чи особи, уповноваженої керівником;
– Наявність на видатковому касовому ордері, платіжної відомості підписів керівника, головного бухгалтера або осіб, ними уповноважених;
– правильність заповнення у видатковому касовому ордері реквізитів документа, що засвідчує особу (довідки, що підтверджує особу) одержувача;
– Наявність документів, що додаються.

У разі невідповідності прибуткових та видаткових касових ордерів, платіжних відомостей, що висуваються до їх заповнення вимогам, касир повертає документи бухгалтеру для належного оформлення. Касир підписує прибуткові та видаткові касові ордери лише після прийому чи видачі готівки (п. 48 Інструкції № 107).

У діяльності підприємства часто виникає необхідність видачі готівки працівникам у виробничих цілях:

• службове відрядження працівника,
• необхідність терміново набути матеріальних цінностей
• необхідність оплатити якісь послуги.

Як оформити видачу готівки, щоб не було нарікань з боку органів контролю?

Насамперед, необхідно скласти наказ про порядок видачі готівки за підписом керівника підприємства. У наказі необхідно зазначити:

• найменування посад, яким у виробничих цілях можуть бути видані готівка з каси,
• строки, на які кошти можуть бути видані,
• строки, в які підзвітні особи мають звітувати про витрачання отриманих сум,
• механізм видачі грошей із каси,
• обмеження щодо видачі готівки з каси.

Складаючи список посад, яким дозволяється отримувати готівку у підзвіт, необхідно врахувати всі посади, включаючи тих фахівців, які можуть бути спрямовані на службове відрядження. Необхідно скласти саме список посад, а не перелік прізвищ, щоб не переробляти наказ щоразу, коли хтось звільняється чи надходить на роботу.

Визначаючи терміни, на які видаються гроші, Необхідно враховувати те що, що авансовий звіт потрібно подавати пізніше 3-х робочих днів після повернення з відрядження. Підзвітна особа не може отримати нову суму, доки не звітуватиме за попередньою, тобто за раніше отриманою сумою.

Якщо кошти видано на господарські потреби, термін видачі не повинен перевищувати одного місяця. Інакше факт видачі грошей перевіряльники розцінюватимуть як матеріальну вигоду і нарахують з підзвітної суми ндфл.

Механізм видачі грошей повинен бути простим і зрозумілим для всіх.Зазвичай розпорядчим документом, на підставі якого касир має право видати гроші підзвітній особі, є службова записка. Службова записка у разі є розпорядженням директора про видачу готівки для придбання чи витрати. У записці має бути зазначено:

Службову записку обов'язково підписує керівник підрозділу та затверджує директор підприємства. Якщо підпис директора на службовій записці відсутній, касир не має права видавати готівку з каси підприємства.

Відсутність у підзвітної особи заборгованості за раніше виданою сумою може підтвердити лише бухгалтерська служба. Тому на службовій записці необхідний підпис бухгалтера.

При видачі грошей касир виписує видатковий касовий ордер підзвітній особі, прикладає службову записку за підписом директора та бухгалтера. У цьому випадку підпис директора та бухгалтера на РКО необов'язковий.

На підприємстві необхідно встановити обмеження за сумами, що видаються на господарські потреби. Крім випадків, коли набувається якась товарно-матеріальна цінність, вартість якої наперед відома. У цьому випадку видається сума, рівна вартості ТМЦ, що купується.

З питань ведення бухгалтерського обліку прохання звертатись за телефоном (812) 309-18-67 або через форму зворотного зв'язку.