СТВОРЮЄМО АРХІВ В ОРГАНІЗАЦІЇ. ЯК ПРАВИЛЬНО ЦЕ ЗРОБИТИ?

Як організувати архів? Як правильно зберігати документи та скільки років? Як визначити термін зберігання документів? Чи можна знищити "непотрібні" документи? І ще багато подібних питань виникає у керівників, які, дбаючи про збереження документів, не знають, з чого почати, як правильно організувати зберігання документів. На жаль, не всі керівники правильно розуміють роль і значення архівів, у багатьох склалося спрощене уявлення про архів як склад старих і непотрібних паперів, які можна скласти в запорошену комору. Але це не так. Навіть невелика організація має свою історію, яка відображається в наказах, звітах, аналітичних довідках та інших документах з основної діяльності, а документи з особового складу містять відомості про стаж та заробітну плату, необхідні людям, які працювали в цій організації. Керівники своєю чергою несуть відповідальність за збереження тих та інших документів.

І все ж навіщо створювати архів в організації і як це зробити правильно?

По-перше, архів в організації створюється з метою централізованого зберігання, впорядкування та використання документів, закінчених діловодством, у тому числі й документів з особового складу.

Зберігання документів в архіві організації здійснюється протягом термінів, встановлених статтею 22 Закону РФ «Про архівну справу в РФ» від 22.10.2004р. №125-ФЗ.

Залежно від обсягу документів архів створюється як самостійний структурний підрозділ організації чи підрозділ у складі служби діловодства, що здійснює прийом та зберігання архівних документів.Залежно від складу документації у створенні можуть створюватися: архів управлінської документації, науково-технічний архів, аудіовізульний архів, архів документації на електронних носіях.

По-друге, потрібно знати, які нормативно-методичні документи допоможуть при організації роботи архіву: це –

-Основні правила роботи архівів організацій, затверджені рішенням колегії Росархіву 06.02.2002 р.

-Перелік типових управлінських документів, що утворилися у діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений директором Росархіву 06.10.2000 р.,

-Приблизне положення про архів організації, затверджене наказом Росархіву від 18.08.1992 р. № 176.

По-третє, необхідно покласти обов'язки на працівника (або структурний підрозділ) щодо ведення архіву; розробити положення про архів на підставі Приблизного положення про архів організації, погодивши його з архівною службою (архівна установа на території міста або району).

По-четверте, виділити приміщення (сховище), що відповідає нормативним вимогам зберігання документів та умов праці працівників. Як вимагає архівне законодавство «керівник зобов'язаний забезпечити фінансові, матеріально-технічні умови, необхідні для комплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів».

У цій статті ми розглянемо питання, що стосуються вимог, які пред'являються при освоєнні приміщень та створення оптимальних умов для зберігання документів, а також про відповідальність за збереження документів в організації.

Вимоги до приміщення, виділеного під архів

Архіву має бути надано спеціально побудовану або пристосовану будівлю або окреме приміщення в адміністративній будівлі організації.Не допускається використання старих, сирих, неопалюваних, що не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам приміщень (зокрема, підвалів та горищ), а також приміщень, що є сусідами зі службами громадського харчування, харчовими складами та складськими приміщеннями для зберігання вибухових та пожежонебезпечних речовин.

До приміщення, виділеного для зберігання документів, пред'являються такі вимоги:

-сховище має бути безпечним у пожежному відношенні, гарантованим від затоплення, мати запасний вихід;

-приміщення має бути обладнане охоронною та протипожежною сигналізацією;

-у сховищі не повинні проходити газові, водопровідні, каналізаційні трубопроводи;

-електропроводка повинна бути прихованою, розетки та вимикачі повинні бути розміщені на зовнішній стіні сховища;

-не допускається розміщення предметів побутової техніки, сторонніх предметів;

-забороняється застосування відкритого вогню, нагрівальних приладів, зберігання продуктів харчування.

Сховища мають бути обладнані стелажами для розміщення документів, стелажі можуть бути стаціонарними чи пересувними. Стелажі встановлюються перпендикулярно стінам з віконними отворами, відстань між стелажами – 75 см, відстань між нижньою полицею та підлогою – не менше 15 см. Документи зберігаються у коробках або зв'язках. Не допускається зберігання документів на підлозі чи підвіконнях.

Вимоги щодо дотримання режимів зберігання

Дотримання режимів зберігання документів забезпечується при створенні оптимальних умов зберігання, що виключають втрату, пошкодження документів та шкідливий вплив на них довкілля:

-температурно-вологісний режим для зберігання документів на паперовій основі досягається при температурі не менше 17-19°, при відносній вологості повітря 50-55%; у приміщеннях з нерегульованим кліматом рекомендується провітрювання, встановлення додаткових джерел осушення повітря; вимірювання параметрів температури та вологості здійснюється спеціальними приладами: психрометрами, гігрометрами, термометрами;

-Дотримання санітарно-гігієнічного режіМа передбачає вміст сховища в чистоті, в умовах, що виключають можливість появи плісняви, комах, гризунів і накопичення пилу; у приміщенні сховища необхідно проводити систематичне вологе прибирання, проводити знепилювання стелажів, полиць, коробок та зв'язок не рідше одного разу на рік, проводити обстеження на виявлення біологічних пошкоджень документів та при виявленні вжити термінових заходів щодо дезінфекції та дезінсекції приміщень; з метою профілактики підлоги, плінтуси, стіни, підвіконня, обладнання сховища обробляються водними розчинами антисептиків (2% формалін або 5% катамін) не рідше ніж один раз на рік;

-Для дотримання світлового режиму зберігання документів здійснюється в умовах затемнення природного освітлення, на вікнах повинні бути світлозахисні штори або жалюзі, що унеможливлюють попадання прямих сонячних променів на документи; для штучного освітлення застосовуються лампи розжарювання у закритих плафонах;

-Для дотримання охоронного режиму зберігання документів приміщення архіву має бути обладнане пожежною та охоронною сигналізацією; у неробочий час двері сховища повинні опечатуватись; приміщення має бути обладнане вогнегасниками із розрахунку: один на площі 50 м 2 , але не менше двох на окреме приміщення; в архіві має бути розроблений план евакуації на випадок надзвичайної ситуації.

Відповідальність за зберігання, облік та використання архівних документів

Архів спільно з керівником організації відповідає за:

-Недотримання умов забезпечення збереження документів;

-втрату та несанкціоноване знищення документів;

-необґрунтована відмова у прийомі на зберігання документів постійного зберігання, документів за особовим складом, документів підвідомчих організацій при їх ліквідації чи зміні форми власності;

-порушення правил використання документів та доступу користувачів до документів, встановлених законодавством.

За недотримання законодавства про архівну справу встановлено заходи відповідальності: Конституцією РФ (статті 24, 29), Законом РФ «Про акціонерні товариства» від 20.02.1995 р. № 24-ФЗ (стаття 89), Законом РФ «Про архівну справу в РФ» від 22.10.2004 р. № 125-ФЗ (статті 15, 17, 22, 27). Кодексом РФ «Про адміністративні правопорушення» (статті 13.20, 28.3) порушення правил зберігання, комплектування, обліку чи використання архівних документів встановлено адміністративні санкції як попередження чи накладення штрафу посадових осіб у вигляді від 3 до 5 мінімальних розмірів оплати труда; Справи про адміністративні правопорушення, передбачені цими статтями, розглядаються світовими суддями.

Отже, ми розглянули, де і як повинні зберігатися архівні документи в організації, іншими словами, одне із завдань архіву. Про те, як вирішує архів організації завдання щодо впорядкування та використання архівних документів, ми розповімо в наступному матеріалі.

Опубліковано:

Консультант-Перм. – 2005. – Травень. – №5.

Події господарського життя організації оформлюються та враховуються у первинних, накопичувальних документах, відображаються у звітності – податковій, статистичній, відомчій. У міру накопичення кількості паперових документів та звітності постає питання про їх зберігання. Як зберігати документи у архіві організації? Якими є терміни зберігання документів? Як укласти договір із стороннім архівом та врахувати архівні витрати в БО? Чи завжди така послуга має відплатний характер? Про це йтиметься у цій статті. Які термін зберігання документів організацій?

Загальні принципи організації архівної справи у Росії та терміни зберігання документів

ФЗ зобов'язує їх забезпечити збереження документації, зокрема. що стосується спискового складу, протягом всього терміну зберігання (ст. 17-1 ФЗ №125). Терміни зберігання встановлюються також ФЗ №125, поряд його статей. Згадані у тексті ФЗ списки із зазначенням термінів зберігання документації видаються Росархівом, владними структурами, Банком РФ. Приклад: наказ Мінкультури РФ №558 від 25-08-10 р., що містить зведену інформацію щодо термінів зберігання. Щодо АТ діє «Положення», в якому особливо регламентовано порядок та тривалість зберігання документів Товариства. Цей нормативний акт затверджено Постановою №03-33/пс. ФКЦП РФ від 16-07-03 р.

Терміни зберігання документації СУ підпорядковуються ФЗ №402 від 06-12-11 р., НУ – НК РФ.

Під час визначення терміну зберігання документів організації враховуються кілька ключових моментів:

1. Документи щодо облікового складу (оформлені до 2003 р.) зберігаються щонайменше 75 років.
2. Документи, що стосуються облікового складу (оформлені після 2003 р.) зберігаються щонайменше 50 років.
3. Кадрова документація, а саме табелі, посвідчення про відрядження, списки співробітників та ін. – 5 років.
4. Документи з ОП і ТБ, тобто. відомості видачі ШСЗ, журнали інструктажів, задокументовані нещасні випадки з виробництва, списки робочих на шкідливі умови виробництва – від 12 міс. до 75 років.
5. Річна бухгалтерська та аналогічна звітність у ФСС – постійно. Квартальна звітність до ФСС – 6 років.
6. Звітність до пенсійного фонду – від 6 років до 75 років за перс. обліку.
7. Первинна документація з СУ, облікова політика, звітність та регістри НУ, відомості про доходи фіз. осіб – 5 років.
8. Рахунки-фактури – 4-річний термін.

Архів компанії та сторонній архів

Документи, які мають постійний термін зберігання та тимчасовий, але понад 10 років, передаються до архіву компанії. Оформлені справи передаються відповідно до їх опису. При надсиланні справ до стороннього архіву (найчастіше це державна або муніципальна установа) у супровід їм направляються:

• лист-відношення із запитом на ім'я його керівника, в якому зазначається кількість справ та їх останні дати;
• описи у 3 примірниках;
• історична довідка підприємства (тільки за першому зверненні);
• довідка, що фіксує неповне збереження справ чи окремих документів у яких, за необхідності.

Справи здаються за актом згідно з описами. Після проходження експертизи справи приймаються архівом для зберігання.

Договір з архівом

Сторонній архів, як і організація — юридичні особи.Їхні взаємини оформляються договором (угодою). Документи, що представляють суспільну, історичну значимість, здані «на бік», зберігаються за рахунок казенних коштів, а документи компанії, які вона не хоче або не має можливості зберігати на своїй території, – відплатно.

Рекомендований варіант договору містить, окрім звичних реквізитів (найменування, дата, найменування сторін договору), такий пункт як «Порядок реалізації договору», в якому детально прописується:

• як формується номенклатура переданих справ та як вона узгоджується;
• хто забезпечує добір, підготовку та передачу справ, хто доводить їх до впорядкованого стану (зазвичай це обов'язок підприємства);
• хто робить експертизу документації (зазвичай це обов'язок архіву);
• який склад комісії, яка контролює передачу справ;
• у вигляді передаються відносини (з допомогою тари, у зв'язках) тощо.

Державні, державні архівні установи вказують у договорі, що документи представляють суспільну чи історичну цінність. Формулювання може бути таке: «Цей договір регламентує відносини сторін у процесі передачі в «Архів» документів, що утворилися в результаті діяльності «Організації», а також їх подальшого використання в наукових, практичних та інших цілях». На підставі озвученого вище пункту в договорі фіксується запис «безоплатне зберігання» або подібний до неї за змістом. Таким чином учасники взаємин у галузі архівної справи виконують вимоги ФЗ №125, ст. 17-1.

Якщо компанія не ліквідована, не закрита, але зберігати документи на своїй території немає можливості, вони здаються «на бік» на платній основі.З метою зменшення видатків у договорі з архівом доцільно не вказувати конкретний термін зберігання справ. Формулювання може бути таке: «Документи зберігаються в архіві до запитання організацією. Після закінчення терміну (років) документи знищуються».

Облік витрат на зберігання документів та регістрів

Витрати зберігання документів у своєму архіві підприємства зазвичай збираються на рахунку 26 «Загальногосподарські витрати (ОХР)». Такі витрати можуть бути:

• оплату комунальних послуг;
• ремонт приміщення;
• орендні платежі, якщо будинок орендується організацією;
• заробітну плату з відрахуваннями співробітникам тощо.

• Дт 26 Кт 60, 76 – Комунальні платежі, орендні платежі;
• Дт 26 Кт 23, 10, 70 і т.д. рахунки витрат (або 60, 76) – Залежно від того, проводиться ремонт самотужки або силами сторонньої організації;
• Дт 26 До 70, 69, 68 – Заробітна плата з відрахуваннями, якщо оформлений окремий співробітник до архіву;
• Дт 19 Кт 60, 76 – зафіксовано ПДВ щодо послуг сторонніх організацій;
• Дт 68 Кт 19 – ПДВ до відрахування з послуг сторонніх організацій;
• Дт 60 Кт 51, 50 – Оплата послуг сторонніх організацій.

Зауважимо, що ремонт власними силами організація може проводити за рахунок створеного ремонтного фонду. Тоді проводки будуть такими:

• Дт 26 Кт 96 – Щомісячні відрахування до фонду;
• Дп 96 Кт 23, 10, 70 і т.д. – Фактичні витрати на ремонт архіву.

Для обліку послуг стороннього архіву використовують рахунок 97 «Витрати майбутніх періодів»:

• Дт 97 Кт 60, 76 – Вартість послуг архіву зафіксована в обліку;
• Дт 60, 76 Кт 51 – оплачено вартість послуг архіву;
• Дт 26 Кт 97 – Частина витрат зі зберігання включена в витрати.

Частина витрат, що включається до витрат щомісяця, розраховується виходячи з наказу керівника із зазначенням терміну списання витрат за послуги архіву (наприклад, 12 місяців).

У податковому обліку «архівні» витрати відносять до інших витрат, безпосередньо пов'язаних із виробництвом та реалізацією продукції, як управлінські (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суми включаються до розрахунків з метою НУ.

Слід пам'ятати, що відповідно до ст. 149-2 ПК РФ, пп. 6, послуги архівів не оподатковуються ПДВ, отже, виключати із витрат суму податку не доведеться.

Головне

1. Обов'язок зберігання документів з дотриманням термінів покладено архівну службу підприємства міста і державний (муніципальний) архів.
2. Якщо фірма більше неспроможна виконувати вимоги ФЗ, наприклад, у зв'язку з ліквідацією, документи, мають суспільне й історичне значення, передаються в держархів.
3. Можна використовувати і сторонню установу, якщо зберігати справи на території чинної організації неможливо.

Як правильно зберігати документи? Документи підприємства підлягають зберіганню та архівуванню в установленому порядку. Ці процедури регулюються нормативно-правовими актами, а також локальними правилами. Розглянемо архівне зберігання документів, як правильно зберігати документи в організації, які документи підлягають зберіганню, і що робити, якщо термін зберігання документів минув.

Оформіть заявку на послугу, ми зв'яжемося з вами найближчим часом і відповімо на всі запитання.

Навіщо зберігати та архівувати документи?

У будь-якій організації є архівні документи.З погляду закону, це паперові або електронні носії інформації з реквізитами для ідентифікації, що підлягають зберіганню через значущість цієї інформації (ст. 3 Закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ). Усі суб'єкти господарювання зобов'язані зберігати документи протягом встановлених законом строків (ст. 17 Закону № 125-ФЗ).

Архівування документів – Це комплекс процедур, що забезпечують тривале зберігання документів на підставі системних правил, визначених нормативними та локальними регламентами. Необхідність у архівуванні документів виникає, якщо в силу приписів законодавства чи дії внутрішніх нормативів організації необхідно надійно зберегти протягом встановленого срока.

Навіщо потрібен архів документів?

Архів організації — те місце, де створено умови для тривалого зберігання документів. Правила роботи з архівом кожне підприємство може встановлювати самостійно — але з урахуванням норм, що містяться в нормативній базі. Так, регламенти зберігання документів в організації можуть бути відображені у положенні про архів підприємства. З метою його виконання видаються необхідні посадові інструкції та керівництва.

Система зберігання та архівування документів в організації має враховувати специфіку її діяльності, організаційну структуру, особливості ведення документообігу та діловодства.

Розглянемо докладніше, як організувати зберігання документів в архіві підприємства та вивчимо, які документи зберігаються в архіві організації відповідно до приписів законодавця.

Яким має бути архів?

Доцільно сформувати спеціальний підрозділ підприємства, відповідальний за ведення архіву. Зберігання документів в архіві, що функціонує на рівні цього підрозділу, забезпечується за рахунок (п. 2.15 Правил за наказом Мінкультури Росії від 31.05.2015 № 526):

Основне місце зберігання документів — архівосховище, що має відповідати встановленим вимогам. Воно має бути відокремлено від виробничих, побутових приміщень, не мати з ними загальної вентиляції (п. 2.17 Правил). Оснащуватися металевими стелажами, шафами чи контейнерами (п. 2.21 Правил).

Нормативні кліматичні показники в архівосховищі:

Поряд з архівосховищем в архіві підприємства мають бути передбачені:

Облаштований належним чином архів організації у порядку наповнюється документами. Разом з тим далеко не у всіх випадках їх зберігання здійснюється тільки в архіві.

Які документи підлягають зберіганню в архіві та поза ним?

Організація зберігання документів у діловодстві потребує, насамперед, обліку термінів, протягом яких документи мають зберігатися.

У діяльності організації чи ІП може використовуватися широкий перелік документів різного типу. Існують переліки документів, щодо яких законодавчо визначено терміни їх зберігання:

Зазначеними нормативами, зокрема визначено те, які документи зберігаються постійно.

Можна виділити два види зберігання документів:

Якщо документ відповідно до зазначених вище нормативів повинен зберігатися не більше 10 років, то його необхідно зберігати у структурному підрозділі, а після закінчення терміну зберігання – знищити (п. 2.3 Правил за наказом № 526). Зберігання документів у архіві у разі не передбачається.

Які документи підлягають архівуванню? Якщо термін зберігання документів більше 10 років, то їх потрібно здати в архів підприємства через 1-3 роки після закінчення діловодства (п. 4.1 Правил). Якщо документи потрібно зберігати постійно, необхідно провести архівування документів після закінчення року, в якому вони були заведені, за умови закінчення діловодства (п. 4.19 Правил).

Що робити, коли термін зберігання документа минув?

Документ зі строком зберігання, що минув, необхідно знищити, оформивши цю процедуру в установленому порядку. З цією метою складаються акти про виділення документів до утилізації, а також фактичну утилізацію (п. 4.13 Правил за наказом № 526, Методичні рекомендації за наказом Росархіву від 25.12.2020 № 199).

У аналогічному порядку знищуються електронні документи. Фактичне «прання» файлів відбувається з використанням програмно-технічних рішень, що виключають можливість відновлення даних.

Для правильного зберігання документів, дотримання всіх норм та підтримання порядку зверніться до архівної компанії ОСГ. Експерти компанії вирішать усі ваші питання, пов'язані з документами.

Дізнайтесь докладніше про зберігання документів за телефоном: 8 800 200 10 10