Прес-центр

Інвентаризація каси – це фактичний перерахунок наявності коштів каси підприємства, документальна фіксація отриманих результатів.

Захід дозволяє: виявити фактичну наявність касових коштів, зіставити фактичні результати з бухгалтерською документацією, а також перевірити якість і коректність ведення обліку.

Кількість контрольних перевірок каси, тривалість, порядок та час проведення процедури встановлює керівник підприємства. Встановлювати умови необхідно відповідно до загальновстановленого порядку проведення касового переобліку (Методичні вказівки Мінфіну).

Інвентаризація може бути обов'язковою (регламентованою) чи добровільною (призначається за рішенням керівництва). Щодо добровільної перевірки, підстави проведення визначаються всередині організації.

Регламентована перевірка проводиться у ряді випадків:

• під час переходу матеріальної відповідальності від однієї особи до іншої;
• перед формуванням бухгалтерської звітності протягом року;
• при підозрі чи виявленні крадіжки касових коштів;
• після стихійних лих, техногенних катастроф та інших ситуацій, що призвели до псування майна;
• при зміні форми організації чи зупинення діяльності.

Процедура включає кілька кроків. Перший – видання наказу.

Наказ – основа проведення інвентаризації по касі

Підставою перевірки касових коштів є наказ. Його видає керівник уніфікованої (ІНВ-22) або вільної форми (затвердженої внутрішньою політикою компанії).

Якщо в організації використовуються власні форми, цей факт має бути прописаний у політиці обліку.

У наказі містяться такі відомості:

• терміни початку та закінчення;
• місце. де проводиться переоблік;
• список ділянок та об'єктів для перевірки;
• основу проведення заходу;
• перелік членів інвентаризаційної комісії на чолі із головою;
• терміни подання результатів до бухгалтерії.

Склад комісії затверджується на розсуд керівника. Обов'язково у ній мають бути такі особи:

• начальник чи заступник начальника;
• співробітник бухгалтерії;
• профільні спеціалісти (стверджуються на розсуд керівництва).

У комісію можуть бути включені штатні чи аутсорсингові (незалежні) аудитори. Матеріально відповідальний працівник (касир) до комісії не входить, але його присутність на переобліку є обов'язковою.

Переоблік каси

Для отримання фактичного стану у касі проводиться підрахунок усіх банківських купюр та монет. Підрахунок проводять щодо всіх наявних готівки, незалежно від валюти.

При перерахунку мають бути присутніми всі члени комісії, матеріально відповідальний співробітник. Комісія відповідає за достовірність фіксації отриманих результатів, коректність та дотримання термінів відображення матеріалів переобліку. Якщо під час процедури немає хоча б одного представника комісії, дійсність результатів може стати під питання.

Результати порівнюють із даними касової книги.

Висновки з інвентаризації можуть бути такими:

• стовідсоткова відповідність фактичних залишків по касі з даними облікової документації;
• нестача;
• надлишок.

Результати обов'язково вносяться в інвентаризаційний акт.

Акти інвентаризації

Підсумки переобліку вносяться у спеціальний акт, який відбиває наявність коштів.Акт може бути уніфікованим (ІНВ-15) чи затвердженим внутрішньою політикою компанії.

прямо перед початком переобліку матеріально відповідальний співробітник (касир) розписується в акті для підтвердження факту передачі прибуткових та видаткових документів до бухгалтерії, а також оприбуткування надходжень, списання вибувань.

Суму в акті вказують цифрами та прописом. Якщо виявлено надлишок чи недостача, то документі вказується точна сума.

В акті прописують останні касові ордери з приходу та витрати. Головою візуються ордери, у яких зазначається «до інвентаризації», дата перевірки. Це виступає як бухгалтерська підстава для фіксації залишку по касі до початку перерахунку.

Кожен член комісії та голова підписують акт. Наприкінці документа матеріально відповідальний співробітник підтверджує розписом, що кошти, прописані в акті, перебувають під його матеріальною відповідальністю.

У разі виявлення недостачі або надлишку коштів у касі, на звороті акта надаються роз'яснення, список винних (якщо відомо, хто це). Тут також слід зазначити рішення начальника щодо підсумків переобліку. Він може видати розпорядження з ім'ям касира повернення браку чи виписати документ про списання з коштів підприємства.

Виявлений надлишок у касі може бути оприбуткований та записаний у «інші доходи» (позареалізаційний). Дохід відбивається вдень, коли оформлюються результати переобліку.

Нестачу списують на винних, вона може бути відображена у позареалізаційних витратах. Якщо відомо, з чиєї вини є недостача, керівник має право вимагати компенсацію від матеріально відповідальної особи.Кошти можна відрахувати із зарплати з цього приводу каси чи внесені співробітниками.

Будь-яке рішення підтверджується відповідним наказом.

Незалежна інвентаризація

– Це можливість виявити реальний стан справ на підприємстві. Найбільш ефективна така процедура буде для дрібних і середніх підприємств, так чи інакше пов'язаних із торгівлею чи постачанням товару. Проведення незалежного аудиту дозволить вчасно помітити помилки у роботі співробітників чи цілих відділів фірми, а також виключити випадки крадіжки та підробки документів.

Незалежна інвентаризація майна у компанії «ПрофСклад» – це вигідно. Замовивши проведення аудиту у нас, ви зможете спокійно продовжувати виробничий процес, а отже, не втратите свої гроші через вимушений простой. Результати інвентаризації будуть доступні в найкоротші терміни.

Інвентаризація каси проводиться перед складанням річної бухотзвітності, при зміні матеріально-відповідальної особи (МОЛ) та у разі виявлення фактів зловживання, розкрадання чи псування цінностей. Розглянемо список документів для оформлення інвентаризації каси. Також, розберемо порядок роботи у програмі 1С, проводки, податковий облік надлишків та недостачі у касі.

Як проводиться інвентаризація

Річна інвентаризація майна та зобов'язань організації в обов'язковому порядку проводиться на будь-яку дату в період після 1 жовтня та до 31 грудня звітного року. При цьому ІП не має такого обов'язку. Усі організації повинні проводити інвентаризацію активів та зобов'язань після 1 жовтня та до складання річної бухотзвітності.

Інвентаризація каси – як часто проводити?

Крім вищезгаданого випадку, за рішенням керівництва компанії може проводитись і щомісячна інвентаризація. Інвентаризацію каси можна провести як із інвентаризації всіх активів організації, і окремо.

Як проводять раптову ревізію каси, докладно роз'яснили експерти "КонсультантПлюс". Якщо у вас немає доступу до довідково-правової системи, отримайте пробний демодоступ та безкоштовно переходьте до Готового рішення.

Хто встановлює терміни інвентаризації каси?

Строки проведення інвентаризації каси встановлює керівник організації. В обліковій політиці організації мають бути розкриті положення щодо інвентаризації.

Порядок проведення інвентаризації каси такий:

1. Підготовчий етап.
2. Інвентаризація.
3. Опрацювання результатів.

Перелік документів, які необхідно скласти на кожному етапі:

• наказ про проведення інвентаризації;
• журнал обліку контролю над виконанням наказів проведення інвентаризації (ИНВ-23);
• план-графік інвентаризації;
• розписки матеріально відповідальних осіб (касирів)

• ІНВ-15 – для інвентаризації коштів та грошових документів (поштових марок, оплачених путівок, залізничних та авіаперельотів, паливні картки та ін.);
• ІНВ-16 – заповнюється у разі інвентаризації цінних паперів та БСО

• наказ про затвердження результатів інвентаризації;
• відомість обліку результатів інвентаризації (ІНВ-26) – якщо в касі виявлено надлишки або недостачу

На попередньому етапі інвентаризації коштів у касі видається наказ керівника. У цьому наказі вказується план інвентаризації: що перевірити, в якому обсязі, коли розпочати та закінчити перевірку.Окремий наказ на інвентаризацію коштів у касі складати не потрібно, якщо проводиться інвентаризація всіх активів та зобов'язань організації.

Журнал обліку допомагає вести контроль за виконанням наказів про інвентаризацію (особливо за наявності кількох ділянок каси).

Графік проведення інвентаризації доцільно встановлювати, як у компанії багато різного майна (активів).

Важливо! При складанні графіків інвентаризації каси слід враховувати, що матеріально відповідальні особи (касири) не повинні в цей час бути відсутнім на роботі: перебувати у відпустці, на лікарняному та ін.

Інвентаризація коштів у касі має проводитись у присутності матеріально відповідальних осіб (касирів). Адже касир несе повну матеріальну відповідальність за нестачу довірених йому матеріальних цінностей виходячи з спеціального письмового договору (п. 2 год. 1 ст. 243 ТК РФ).

До початку інвентаризації касир розписується в акті інвентаризації довільної форми (але з обов'язковими реквізитами зі ст. 9 закону РФ від 06.12.2011 № 402-ФЗ) або в акті формою ІНВ-15. При цьому даний працівник підтверджує, що видаткові та прибуткові документи на кошти він здав, всі гроші, що надійшли, оприбутковані, а вибулі — списані у витрату.

Що потрібно перевірити при інвентаризації каси?

Інвентаризаційна комісія перевіряє документи у паперовому вигляді, у тому числі касову книгу та не передані до бухгалтерії ордери ПКО та РКО. Причому, із запровадженням онлайн-кас журнал касира-операціоніста не ведеться (лист Мінфіну № 03-01-15/37692 від 16.06.2017) .

Члени інвентаризаційної комісії перераховують готівку в касі та звіряють цю суму із залишком за касовою книгою.Якщо є не внесені протягом дня до касової книги ПКО та РКО, то відображені в них суми беруть до уваги. Також, члени комісії здійснюють повний перерахунок різних цінностей та документів, що перебувають у касі.

Під час інвентаризації каси операції з прийому та видачі коштів, різних цінностей та документів не здійснюються.

Сума виручки повинна відповідати показанням грошових сумирних лічильників та контрольній стрічці (за її наявності). Вона має співпадати із сумою, зданою касиром-операціоністом старшому касиру та покладеною в інкасаторську сумку з підсумковим чеком ККТ.

За перевіркою комісія формує акт інвентаризації коштів (наприклад, за формою № ІНВ-15). Він складається у двох примірниках (для бухгалтерії та касира), а при зміні касира — у трьох (для бухгалтерії та по одному для кожного з касирів).

Якщо за інвентаризації виявлено зайві кошти чи недостача, то пояснення касира і рішення керівника наводять на зворотному боці акта. Крім того, якщо акт інвентаризації складений у довільній формі, а не формою ІНВ-15, то в цьому випадку оформляється звіряльна відомість за такими цінностями.

На завершальному етапі фіксуються результати інвентаризації та видається наказ керівника, який затверджує їх. Дані інвентаризації відображаються в обліку того місяця, в якому вона закінчена, а при річній – у річній бухотзвітності.

Відображення в бухобліку, проводки

НЕБЕЗПЕКА в касі, виявлена ​​при інвентаризації списується:

Недолік, виявлений під час інвентаризації, визнається витратою організації, якщо вона не підлягає відшкодуванню винною особою (п. 2, 12, 16 ПБО 10/99 «Витрати організації»)

Якщо виявлена ​​недостача відшкодовуються винною особою, то її суму слід відобразити як дебіторську заборгованість винної особи.

Дп 94 Кт 50-1 – нестача готівки при інвентаризації каси

Дп 91-2 Кт 94 – збиток списано фінансові результати. Списано суму коштів, від стягнення якої з винної особи організація відмовилася

Дт 73-2 Кт 94 – недостача підлягає стягненню з винної особи (наприклад, з касира)

Дт 70 Кт 73-2 — недостача підлягає утриманню із зарплати працівника

Надлишки, виявлені при інвентаризації каси та не підтверджені ордером ПКО, вважаються позареалізаційними доходами та відображаються проводкою: Дп 50 Кт 91-1

Нестачу коштів потрібно відобразити у касовій книзі.

Пам'ятаємо! На нестачу ордер РКО не оформляється. Адже в цьому випадку виходить, що касир отримав цю суму з дозволу керівництва.

На підставі акта інвентаризації в касовій книзі слід зазначити:

№ графи касової книги

Номер акту інвентаризації та його дату

У статті буде розібрано ключові особливості порядку проведення інвентаризації каси в організації, її завдання та етапи проведення.

Касова дисципліна: основи

Здійснення будь-якої підприємницької діяльності передбачає отримання, витрачання та зберігання коштів (далі ДС) організацією. Звід правил, які регламентують порядок оформлення таких операцій, називається касової дисципліною. Остання передбачає обов'язковому наявності у організації касового апарату. Не залежить і від обраної системи оподаткування. Важливо одне – якщо на підприємстві є рух ДС, касової дисципліни необхідно дотримуватись відповідно до встановлених норм.

• оформлення касових документів, за допомогою яких відстежується рух ДС у касі;
• встановлення та дотримання ліміту каси (див. нижче);
• видачі підзвіт працівникам n-ої суми грошей відповідно до встановлених правил;
• дотримання руху готівки за одним договором трохи більше 100 тыс.руб.

Касова інвентаризація – перевірка дотримання касової дисципліни.

Хто повинен дотримуватись касової дисципліни?

Касову дисципліну дотримуються всі організації та ІП, які мають рух ДС. З літа 2014 р. було запроваджено спрощений порядок ведення касової дисципліни (Вказівка ​​від 11 березня 2014 р. № 3210-У та Вказівка ​​від 7 жовтня 2013 р. № 3073-У) Насамперед це стосується індивідуальних підприємців, а саме:

• обов'язкове формування лише платіжних та розрахунково-платіжних відомостей (видача заробітної плати);
• не встановлюються ліміти щодо залишків каси.

Для решти форм організаційної власності обов'язково ведення всіх касових документів, до яких крім вищеперелічених відносять:

Назва

Призначення

Розрахунок ліміту залишку по касі. приклад

Ліміт залишку – це максимальна сума ДС, яку можна залишити в касі на зберігання після закінчення робочого дня. З визначення випливає, що залишок у касі може бути меншим за заявлену суму. При фіксуванні перевищення готівки в касі за вказаним лімітом, до підприємства можуть бути застосовані штрафні санкції від 40000-50000 руб. (15.1 КпАП РФ). Тому керівнику підприємства, щоб уникнути подібної ситуації, заздалегідь відстежити суму, яка залишається в касі на кінець робочого дня (див. → ліміт каси в касовій дисципліні у 2024).

Але насамперед необхідно правильно розрахувати допустимий ліміт.Розраховується він двома способами;

*Мається на увазі, що розрахунки з контрагентами відбуваються за безготівковим розрахунком, решта операцій – з видачею та отриманням готівки.

Для наочності розрахуємо ліміти залишків в обох випадках:

1.Виручка підприємства за 2015 р склала 350000 руб. Організація працює за графіком, що не передбачає вихідних днів. Готівка в банк надається касиром по понеділках, середах та п'ятницях.
Ліміт залишку = 350000/31 * 2 = 22580,65 руб.

2. Організація роздрібної торгівлі працює на УСН. Усі розрахунки із замовниками відбуваються у безготівковій формі. Необхідна сума готівки, яка йде на оплату рахунків із постачальниками, береться з банку. За розрахунковий період було обрано грудень. Разом маємо за цей період переведену в готівку суму грошей з банку в розмірі 60 000 руб., Заробітна плата робітникам також виплачується за безготівкою, робочих днів за зазначений період 20, готівка в банк надходять по понеділках і четвергах.

Ліміт залишку = 60000/20 * 3 = 90000 руб.

Цілі та завдання інвентаризації каси

Каса – місце зберігання та обліку не тільки готівкових та безготівкових ДС, касові документи та всі наявні цінності. До останніх відносять авіаквитки, путівки до санаторію, цінні папери, бланки тощо.Суть інвентаризації відбивається у поставлених перед нею завданнями:

• недопущення розкрадання коштів із каси;
• перевірка відповідності даних, відображених у касових документах з фактично наявними готівкою та іншими цінностями;
• упевнитися у правильності ведення облікових документів;
• виявлення порушень ведення касових операцій

Для проведення інвентаризації створюється інвентаризаційна комісія, мета якої не просто виявити правильність чи порушення касової дисципліни та інших недоліків ведення касової документації, але також виявити причини невідповідності з метою подальшого їх запобігання (див. → яка відповідальність за порушення касової дисципліни).

Інвентаризаційна комісія встановлює:

• визначає коло осіб, якщо є, що несуть матеріальну відповідальність за збереження цінностей, що є на касовому обліку, і навіть розмір цієї відповідальності;
• визначає розмір дебіторської заборгованості та можливі сценарії її скорочення;
• з'ясовує, звідки могли виникнути нестача чи надлишок;
• за фактом невідповідності відображеним даним за касовими документами з фактично наявними у касі цінностям вимагати від матеріально-відповідальних осіб докладні пояснення.

Заходи щодо інвентаризації проводять згідно з регламентом, описаним у Методичних рекомендаціях щодо інвентаризації ім. та фін. зобов'язанням, а також Порядком ведення касових операцій у Росії.

Яка періодичність та чи обов'язкове проведення ревізії?

Інвентаризації каси – це запланований захід, періодичність якого може бути прописана в обліковій політиці підприємства. На підприємстві проводиться щонайменше одна щорічна перевірка готівки в касі, дата проведення якої відома заздалегідь. Необхідні також

Обов'язковий характер інвентаризації присутні у таких випадках:

• перед датою складання річної бухгалтерської звітності;
• якщо підприємство має процедуру реорганізації, ліквідації чи іншого перетворення;
• змінюється касир;
• помічено розкрадання чи нестачу.

Інвентаризація каси є інструментом внутрішнього контролю з метою оцінки ведення господарських операцій. Результати інвентаризації здатні допомогти у підготовці до аудиторської перевірки. Раптові перевірки сприяють скороченню порушень щодо ведення касових документів та обліку готівки в касі.

Порядок інвентаризації каси

Оскільки інвентаризації – один із найефективніших способів оцінки готівки у касі, порядок її проведення має бути чітко регламентований, щоб не викликало сумнівів правильність відображення результатів ревізії.

Інвентаризацію каси умовно можна розділити на 4 етапи поданих у таблиці нижче:

Зміст

· Касир у письмовій формі підтверджує, що всі касові документи передані бухгалтерії для подальшої перевірки. Робиться це з метою запобігання появі нібито неврахованих документів після проведення перевірки.

Які порушення можуть бути виявлені та облік результатів

1. Порушення у вартісному вираженні встановлених лімітів залишків по касі (перевищення чи допускається у дні видачі заробітної плати).
2. Невідповідність фактично наявної готівки в касі з даними касових документів (перевищення або недостача)
3. Списання сум без наявних підтверджуючих документів.
4. Відсутність чи некоректне заповнення первинних документів.
5. Ведення касових документів із помилками тощо.

Належне проведення ревізій спрямовано зниження ризиків розтрати каси, належне ведення касових документів, отже правильності ведення бухгалтерського обліку, і загалом сприяє фінансову стабільність організації незалежно від її правової форми.

Відповіді на питання, що часто ставляться по інвентаризації каси

Запитання №1. Чи обов'язково щороку видавати наказ про склад інвентаризаційної комісії?

Нормативні акти, що регламентують це питання, не зобов'язують цього. Необхідність виникає, якщо поновилися члени інвентаризаційної комісії. І тут наказ необхідно оновлювати, щойно змінився склад інвентаризаційної комісії.

Запитання №2. В обліковій політиці організації чітко прописано періодичність проведення інвентаризації готівки та цінностей у касі. Чи правомірне з боку керівництва фірми проведення позапланової перевірки?

Чинні нормативно-правові акти не суперечать проведенню позапланової перевірки. Її правомірність має бути підкріплена наказом керівника організації.

Запитання №3. Чи необхідно проводити регулярну інвентаризацію каси, якщо встановлено нульовий ліміт.

Нульовий ліміт не впливає на періодичність проведення інвентаризації. Він лише передбачає недопущення залишків готівки у касі наприкінці дня. Проте, рух ДС протягом робочої доби буде, а отже, необхідно правильне відображення всіх господарських операцій.

Запитання №4. Чи потрібно проводити інвентаризацію каси, якщо за підприємством значиться лише директор, і чи потрібно при цьому створювати інвентаризаційну комісію?

Комісія передбачає склад мінімум із двох осіб, тому створення її на підприємстві, де числиться тільки директор апріорі неможливе.Відсутність інвентаризаційної комісії не звільняє необхідність проведення ревізії. Тільки в даному випадку вся відповідальність за частоту перевірки ляже на директора відповідно до відповідних положень у законі «Про бухгалтерський облік».

Запитання №5. На момент проведення інвентаризації один із членів комісії не зміг бути присутнім через хворобу. Є на руках довідка, що підтверджує знаходження людини на лікарняному в цей час. Чи є легітимними результати перевірки.

Відсутність навіть одного члена комісії нехай і з поважних причин є підставою для визнання інвентаризації каси недійсною. В обов'язковому порядку всі члени комісії, зазначені у наказі керівника установи повинні бути фізично присутніми в момент перевірки, а результати перевірки підтверджені живим підписом кожної заявленої людини. Як правило, інвентаризаційна комісія складається з бухгалтерів, аудитора та власне керівника організації.