Blog Posted by on 2-2-2025 in Взаємодія в роботі

Підписання договору в електронній формі — це можливість сторонам угоди не витрачати час на особисті зустрічі і не чекати, поки кур'єр доставить папку. Однак, щоб цифрові документи мали юридичну силу і стали рівнозначними тим, що розміщені та підписані на паперовому носії, потрібно дотриматись певного порядку.

Щоб підключитись до електронного документообігу, заповніть заявку вручну або завантажте сертифікат ЕП

Правова основа

Договір – це важливий діловий документ. Сучасне законодавство РФ визнає можливість створення та підписання його в електронному вигляді. Це означає, що віддалена взаємодія прирівнюється до особистої зустрічі та підписання документів від руки.

Укладання договору в електронній формі регулюється статтями цивільного (ДК РФ) та трудового (ТК РФ) кодексів. У процесі знадобиться використання електронного підпису (ЕП). Тому Федеральний закон "Про електронний підпис" також встановлює правила підписання таких документів.

Докладніше розглянемо, що регламентує кожен із них.

Таким чином, сучасні закони дозволяють укладати договори віддалено, забезпечуючи їхню юридичну силу та надійність.

Що надає юридичної чинності цифровому договору

Не кожен документ, створений кимось, має юридичну чинність. Дві важливі умови:

  • за формою та змістом він відповідає законодавству;
  • підписано тими, чиє право укладати правочини підтверджено.

У операціях використовуються різні підписи. У тому числі:

  • рукописні. Письмова віза (так само можна називати ЕП) повинна дозволяти ідентифікувати підписувача, не повторюватися з іншими та бути стійкою до підробок;
  • проста ЕП (ПЕП). Найчастіше являє собою комбінацію логіну та пароля, коди з повідомлень або СМС;
  • посилена некваліфікована ЕП (УНЕП). Її можна оформити в системах ЕДО, спеціальних сервісах, кабінеті платника податків, у Держключі та МФЦ;
  • посилена кваліфікована ЕП (УКЕП). Для її використання не потрібне додаткове узгодження з другою стороною угоди.

Яким шляхом піти, щоб документ набув юридичної сили, залежить від того, є він формалізованим чи неформалізованим. Розберемося із цими поняттями.

Формалізовані документи

Ці ділові папери мають певну структуру та формат подання інформації. Формалізований документ — це текстовий файл формату XML.

До таких документів належать:

  • рахунок-фактура, у тому числі коригувальний, виправлений та виправлення коригування;
  • акт приймання-здавання;
  • ТОРГ-2 та ТОРГ-12;
  • УПД та УКД, у тому числі виправлені.

Деякі документи можна оформити на папері, деякі — тільки електронно. Зокрема, це стосується рахунку-фактури та УПД.

Що необхідно для надання документу юридичної сили:

  1. враховуйте правила щодо формулювання та оформлення, а також встановлений державою формат;
  2. надайте діловий папір іншій стороні, яка бере участь у правочині, за встановленим регламентом;
  3. підпишіть документ чинної КЕП.

Таку ЕП потрібно оформити при особистому візиті в центр посвідчення (УЦ) або через спеціальні сервіси. Актуальний список акредитованих УЦ – на сайті Мінцифри.

Центр «Інфотекс Інтернет Траст» — один з найбільших акредитованих центрів Росії, що випускає сертифікати електронного підпису для будь-яких завдань.

Неформалізовані документи

Такі ділові папери не мають суворої структури та формату (допустимі doc, xlsx, jpg та pdf), тут враховуються потреби компанії.

Два шляхи надання юридичної сили неформалізованому документу:

  1. Підпишіть документ КЕП. Підпис підтвердить авторство і те, що перед очима — кінцевий варіант.
  2. Якщо плануєте використовувати інші ЕП, уклавши угоду з другою стороною. Пропишіть вимоги до виду підпису, реквізитів та формату договору, а також те, що контрагент визнає юридичну силу цієї ЕП.

У разі НЕП в угоді пропишіть умови її перевірки. Якщо плануєте використовувати ПЕП, вкажіть, що власник ключів збереже їхню конфіденційність. Після цього підпишіть документ.

Приклад підписання документа у КЕДО

Які договори можна і не можна підписувати віддалено

Підписаний КЕП договір в електронній формі рівнозначний паперовому, який завізували від руки. Але деякі документи потрібно обов'язково формувати та підписувати на папері.

Тільки паперові

У законі про ЕП №63-ФЗ прямо зазначено: вимогу складати документ на папері можуть прописати у законі чи нормативних актах.

Наприклад, по ТК РФ, роботодавець зобов'язаний оформляти на папері накази про звільнення та акти про нещасний випадок на виробництві. Це означає, що до електронного документообігу (ЕДО) їх перенести не вийде. Мінпраця пояснювала: обмеження запровадили, щоб захистити інтереси співробітників. Наприклад, щоб компанія не змінила умови заднім числом.

Тільки електронні

Ряд документів становлять лише у цифровому вигляді. Це стосується, наприклад, деяких видів звітності до Росстату, ФНП, СФР. У такому ж вигляді доведеться оформити контракт за підсумками тендеру.

Як підписати електронний договір

Для підписання паперового документа сторонам доведеться зустрітись особисто або, скажімо, передавати договори поштою чи кур'єром. Але ці способи вимагають багато часу та сил. З електронним форматом відкривається більше можливостей.

Укладання договору у формі електронного документа є:

  1. Через додаток Держключ (доступні УНЕП та УКЕП). Потрібно, щоб система підписання була інтегрована з сервісом.
  2. У сервісі ЕДО.
  3. Через онлайн-сервіси чи спеціальні програми.
  4. В обліковій системі (MS Dynamics, Oracle та інші).
  5. На майданчику, де проводяться торги.
  6. На сайті компаній, де надано таку можливість.

Приклад підписання документа через Держключ

Як підписати діловий папір по email

Припустимо, сторони угоди перебувають у різних містах і вирішили, що їм зручніше укласти договір електронною поштою. Про це потрібно домовитися заздалегідь, у тому числі щодо того, як ідентифікувати підписувача.

Насамперед важливо прописати у договорі обраний спосіб підписання та вказати адреси електронної пошти обох сторін. Обмін договорами та документами має відбуватися саме за цими адресами. Якщо ж надсилати чи підписувати через інші, юридичну силу зможуть оскаржити через суд.

Особливості ЕДО: як укласти договір в електронній формі - Kozak

Згодом більшість організацій вестиме свою документацію в «цифрі». Питання впровадження електронного документообігу (ЕДО) активно підтримується та просувається на державному рівні. На даний момент найбільшого поширення ЕДО набув у сфері бухгалтерської та кадрової документації.

Ця тема зараз як ніколи актуальна, тому пропонуємо поринути у тонкощі ведення кадрового електронного документообігу (КЕДО, ЕКДО) та легалізації кадрової документації

Перш ніж розпочати впровадження ЕДО у своїй компанії, необхідно розібратися у питанні електронних підписів. У тому числі які кадрові документи не можна підписувати ЕП, а які можна.

Що таке електронний підпис і який він буває

ЕП (ЕЦП) – підпис, який є електронним рівнозначним аналогом власноручного підпису. Саме електронний підпис надає документам юридичної чинності.. Існує 3 види ЕП, кожен із яких використовується для різного виду документації.

Простий електронний підпис (ПЕП)

Цей вид підпису є варіантом «логін-пароль», СМС-коди доступу і т.п. варіанти. ПЕП є найбільш незахищеним підписом.

Документація, підписана ПЕП, може використовуватися усередині компанії, а й у зовнішньому обміні документами. Для того, щоб надати юридичну значущість документу, необхідно підписати угоду між усіма учасниками електронної взаємодії (акт, що вводить правило для співробітників).

У угоді прописують випадки, у яких документація, підписана ПЕП, вважатиметься рівносильною паперовому формату документів, розглядається порядок підписання та перевірки ЕП, фіксуються правила ідентифікації співробітників-власників ПЕП.

Не варто забувати і про конфіденційність, особливо у випадках впровадження та використання ПЕП, оскільки саме простий підпис є найнезахищенішим.

Співробітник може отримати ПЕП у роботодавця, при цьому факт отримання має бути зафіксовано в інформаційній системі, яку використовує компанія.Це може бути платформа "Робота в Росії" або власна ІВ, адаптована під особливості роботи конкретної компанії.

ПЕП цілком достатньо буде співробітнику для підписання звичайної робочої документації, наприклад: графіка роботи, табеля обліку робочого часу, службових записок тощо.

Для підписання трудових договорів та документації, яка доноситься до працівників «під розпис», ПЕП не підійде. Тому головбухи та HR-співробітники таким видом підпису не користуються.

Підпишіться на розсилку та отримуйте
найсвіжіші новини 1 раз на місяць

Посилений некваліфікований електронний підпис (УНЕП)

На відміну від ПЕП, УНЕП дозволяє ідентифікувати людину, яка підписала документацію, показує чи вносилися правки до документа після її підписання. УНЕП є захищеним варіантом ЕП, тому дає можливість його власнику підписувати найважливіші документи. Наприклад, кадрові документи всередині організації або документи до податкових служб, використовуючи особистий кабінет.

Документ, підписаний УНЕП, рівносильний документу у паперовому форматі, підписаному власноруч (пп. 3 п. 3 ст. 5, п. 3 ст. 6 Закону № 63-ФЗ). НЕП як і ПЕП можна отримати у роботодавця прийому працювати. Цей підпис може забезпечити підписання більшості кадрових документів, посадових інструкцій, правил внутрішнього розпорядку та працевлаштування, локальних актів компанії та іншої документації.

Посилений кваліфікований електронний підпис (УКЕП)

УКЕП є найзахищенішим варіантом ЕП. Її можна отримати тільки в спеціальному сертифікованому центрі, що засвідчує, і тільки вона дає широкі можливості для підписання найважливіших документів дистанційно в електронному форматі.

Електронна документація, підписана УКЕП, дорівнює документу підписаному власноручним підписом у паперовому форматі і може використовуватися для підписання практично будь-якого виду документів

УКЕП абсолютно точно необхідна буде:

  • для укладання трудових договорів та додаткових угод з дистанційними співробітниками;
  • для підписання договорів щодо матеріальної відповідальності.

Тому наявність УКЕП особливо актуальна для бухгалтерів та кадрових співробітників. Тільки це дасть можливість укладати електронні договори, передавати відомості про лікарняні листи до ФСС, надсилати кадрову звітність до Росстату та Пенсійного Фонду.

Плюси КЕДО

Електронне підписання кадрових документів значно підвищує ефективність роботи всіх співробітників усередині компанії, економить час, спрощує процес взаємодії між співробітниками та дає необмежені можливості для дистанційних співробітників.

Для підписання електронної документації людина може використовувати будь-яку ЕЦП, якщо федеральним законом чи нормативним актом передбачено підписання конкретного документа певним видом ЭЦП. Також слід пам'ятати, що електронну документацію з будь-яким підписом не можна використовувати в тому випадку, якщо закон вимагає ведення конкретного документа у паперовому форматі.

Які кадрові документи можна підписувати електронним підписом

Закон дозволяє організаціям запровадити електронні трудові книжки (закон №436-ФЗ від 16.12.19) та електронні листки непрацездатності (Закон №86-ФЗ від 01.05.17).

Також можливо перевести в електронний формат договори та іншу документацію, оформлену з дистанційними співробітниками (Ст. 312.2 Трудовий кодекс РФ) або працівниками, які оформлені за згодою цивільно-правового характеру (П.2. ст.160 ЦК України).

Але не по всій кадровій документації є чіткі вказівки. Згідно із законом «Про електронний підпис» №63-ФЗ, документація з ЕП прирівнюється до документів у паперовому форматі. А це означає, що будь-яка організація може впровадити КЕДО у свою діяльність та перевести в електронний формат свою документацію.

Які документи не можна підписати електронним підписом працівника

Незважаючи на те, що ЕДО зараз отримав активне впровадження, існують сфери, в яких допустимо лише паперовий формат документації з власноручними підписами, наприклад, трудове законодавство. Саме в ньому існує величезна кількість документів та актів, які необхідно створювати оформляти та підписувати лише у паперовому форматі.

Якщо ж розглядати ту документацію, яку дозволено вести в електронному вигляді, то тут багато залежить від електронного підпису, яким володіє співробітник та від конкретного документа, який необхідно підписати.

Сучасний сервіс для онлайн взаємодії співробітників з відділом кадрів та бухгалтерією. Інтеграція з типовими 1С

Коректне встановлення та налаштування 1С знижує ризик подальших помилок в обліку в 2 рази. Працюємо з 2003 року!

Які трудові документи обов'язково дублюються на папері

Крім документів, які можна вести лише в електронному/паперовому форматі, є низка документації, яку слід оформляти у двох варіантах.

  • Трудова книжка. Вона ведеться у паперовому форматі, поки сам співробітник не ухвалить рішення перейти лише на електронний формат. Для цього необхідно написати заяву про перехід.
  • Наказ звільнення. В електронному форматі його потрібно підписувати за допомогою УКЕП.У цьому варіанті документ обов'язково має бути продубльований у паперовому форматі, який видається співробітнику в день звільнення особисто під розпис або надсилається електронною поштою рекомендованим листом з повідомленням.
  • Журнал реєстрації нещасних випадків на виробництві. Поки що він може існувати лише у паперовому форматі.

Ефект від застосування КЕДО

У керівників бізнесу виникають питання: навіщо такі складності, може, раціональніше залишити, все як є у звичному вигляді.

Давайте на завершення розберемося, що пропонує компанії використання КЕДО:

  • Прискорення та автоматизація процесу обміну документацією. Для створення потрібного документа вам знадобиться лише кілька хвилин, і зробити це можна з будь-якої точки світу. Це значно спрощує роботу дистанційних співробітників;
  • Значно скорочуються витрати на паперове ведення документів. Сюди підтягується логістика, витрати на канцелярію, обслуговування принтерів, архівне зберігання на складах і т.д.;
  • Істотно знижується кількість помилок, пов'язаних із людським фактором, при заповненні документації. Система сама нагадає, як і коли створювати той чи інший документ, кому надсилати. Показує, хто із співробітників підписав документ, а хто ні;
  • Ризик втрати документів зводиться до мінімуму, А процес зберігання документації сильно спрощується.

Саме завдяки цим перевагам величезна кількість організацій вже впровадили у свою роботу електронний документообіг, і їхня кількість з кожним днем ​​тільки зростає.

Особливості ЕДО: як укласти договір в електронній формі - Kozak

Електронний документообіг (ЕДО) — це підписання документів електронним підписом та обмін оригіналами документів через інтернет із використанням спеціальних сервісів.Оптимізація процесу дозволяє скоротити витрати на кур'єрів та пошту, а також звільнити час працівників для цільових завдань. Директор, бухгалтер або довірена особа може підписати та відправити документ до ЕДО двома кліками на смартфоні або ПК, і третім кліком надіслати документ контрагенту.

Процес займає кілька хвилин, і оригінали документа відразу з'являються в тому ж сервісі, на них не потрібно чекати.

Другий варіант застосування — надсилання звітності до держорганів.
Тут потрібно враховувати формат документа (файлу) для ЭДО. Якщо раніше вводилися шаблони окремих операцій, то сьогодні дедалі більше звітності готується за затвердженими зразками. Серед переваг цифровізації – скорочення кількості помилок, зниження впливу людського фактора (процес обробки даних автоматизований), мінімізація часу на обмін даними.

Види електронних документів в ЕДО

Електронний документ (ЕД) — файл з інформацією, який відкривається та обробляється за допомогою спеціальної програми. Передають їх через інтернет. Відповідно швидкість обміну та обробки інформації в рази вища, ніж при використанні паперових носіїв. На основі різних критеріїв ЕД поділяють на види.

Особливу увагу слід приділити формам і форматам ЕДО під час підготовки звітності державних органів. Якщо документ не відповідатиме затвердженим нормам, то його не ухвалять (у разі зі звітністю до податкової затримки може призвести до штрафів за несвоєчасне надання даних). Зупинимося на основних видах ЕД.

Види ЕД за способом створення

ЕД мають різну юридичну силу в залежності від того, яким чином було створено. Якщо одні можна використовувати в ЕДО з ФНП або ПФР, інші придатні лише для внутрішнього користування. Виділяють:
​

  • цифрові, тобто ті, що створювалися в даному вигляді;
  • скани (або образи) — перетворені на цифровий вигляд паперові документи шляхом сканування.

У більшості випадків держоргани визнають лише оригінали. Електронні образи документів (скани) можуть прийматися якщо вони засвідчені електронним підписом, і то тільки у випадках з окремими документами – наприклад, згідно з п. 9 Постанови Пленуму Верховного Суду РФ від 26.12.2017 № 57 до таких належить документ про сплату державного мита, в тому числі формується за допомогою платіжних онлайн-систем, банкоматів, мобільних додатків та платіжних пристроїв, довіреність, ордер адвоката, документ про освіту представника з адміністративної справи.

Скани — невідповідний формат передачі документів ЕДО в державні органи.

Види електронних документів щодо наявності чинних стандартів

Форми документів в ЕДО – не просто зразки, це затверджені у відповідній інстанції вимоги до оформлення. Поступово дедалі більше ЕД наводиться єдиного виду. Щоб донести особливості, розробляють загальні правила оформлення та змісту.
У них прописують процес створення, заповнення та обміну ЕД.
Вони встановлюються нормативними документами. Залежно від наявності актуальних вимог виділяють формалізовані та неформалізовані ЕД.

​ Формалізовані документи
​
Форма в ЕДО формалізованих чи структурованих документів визначається нормативним правовим актом. Заповнюють строго за вказаними регулятором правилам, зберігаючи початкову структуру.
В іншому випадку збільшується ризик помилки під час передачі даних. Перевага: інформація уповноваженим органом опрацьовується швидко. При цьому перевірка актуальності лежить на плечах організацій.

Приклади формалізованих документів: рахунок-фактура, коригувальний рахунок-фактура.

Для неформалізованих або неструктурованих документів жорстких рамок немає. Закон допускає вільне оформлення та дозволяє учасникам господарського обороту самостійно розробляти шаблони. p align="justify"> При формуванні бухгалтерської звітності слід спиратися на закон «Про бухгалтерський облік» № 402-ФЗ від 06.12.2011, в якому є рекомендації до змісту. Як приклади можна виділити довіреності, рахунки на оплату — все, що не потребує масової обробки у державному органі.

Особливості форматів документів в ЕДО

Основне їхнє призначення – регламентація «внутрішньої» структури файлу. У цьому поняття широко. Воно включає впорядкований набір даних, які зручні для зберігання та автоматичної обробки.
В окремих випадках може означати закодовану текстову інформацію, яка відповідає за подання даних в ЕД. Єдиним для облікових документів є XML. Для відсканованих копій – JPG, TIFF, PDF, PNG. Перш ніж використовувати якийсь із перелічених, потрібно переконатися, що він дозволений. Зв'язок видів та форматів документів в ЕДО прямий: при невідповідності чинним стандартам відомості не будуть оброблені та враховані. Наприклад, допустимо обмінюватися первинною документацією над XML. Але при наданні до податкової слід пред'явити документи відповідно до чинного стандарту.

Основні особливості прописують у Наказах ФНП РФ:

  • №ММВ-7-10/551@ від 30.11.2015;
  • №ММВ-7-10/552@ від 30.11.2015;
  • №ММВ-7-15/820@ від 19.12.2018;
  • №ММВ-7-15/423@ від 27.08.2019;
  • № ОД-7-26/736@ від 12.10.2020.

Якщо такі документи складено в електронній формі, але не за встановленими ФНП Росії форматами, то вони роздруковуються на папері, засвідчуються організацією та подаються до податкового органу. Це відображено у листах:

– ФНП Росії від 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669,
– Мінфіну Росії від 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, від 03.11.2011 № 03-07-11/297,
від 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, від 14.06.2011 № 03-02-07/1-190.

Особливості форм у ЕДО

Форма — текст документа, то як він виводиться на екран чи папір під час друку. Знову ж таки законом встановлюється жорсткий стандарт або висуваються рекомендації. Наприклад візьмемо рахунок-фактуру, форма якого затверджено Постановою Уряду РФ від 26 грудня 2011р. N 1137.

Відмінність формату від форми ЕД

Формат документів для електронного документообігу суворо регламентований, як і форма. Це стосується лише тих, які вирушають до держорганів. В інших випадках, коли немає затверджених зразків, слід дотримуватись актуальних рекомендацій для коректного оформлення.

Таблиця форматів в ЕДО та підстави для їх застосування

Юридична значимість ЕД

Електронний документообіг аналогічний паперовому. Його також потрібно завірити після складання, як і паперовий, тобто підписати. Для цього використовують електронний підпис. З її допомогою підтверджують особистість, дії та захищають інформацію від подальших змін.

Докладніше про відмінність типів підписів читайте тут.

Найкращі статті у вас на пошті

Електронний документообіг виконує самі функції, як і паперовий, лише швидше. Більшість документів ви можете підписувати у тому вигляді, в якому складається документ — просто завантажте документ у систему і натисніть кнопку підписати.

З Nopaper ви зможете перейти на ЕДО за 5 хвилин. Випустити підпис онлайн, одразу підписати документ та відправити його контрагенту. Все це безпечно та юридично значуще. Досить читати про ЕДО. Час пробувати